PERUSAHAAN DAN PERUBAHAN
LINGKUNGAN SEKITAR
Perusahaan sebagai suatu
sistem terbuka berada dalam sebuah lingkungan. Perubahan-perubahan yang terjadi
di lingkungan perusahaan memerlukan perhatian dari manajer karena bisa
memberikan dampak yang besar bagi perkembangan perusahaan. Kegiatan perusahaan
akan merubah lingkungan, dan juga sebaliknya, lingkungan akan mendorong
perubahan pada perusahaan. Oleh karena itu, manajer harus memiliki pemahaman
yang mendalam terhadap lingkungan tempat mereka dan perusahaan mereka
berkiprah.
Menurut Michael Beer dalam
bukunya berjudul “Breaking the Code of Change”(Penerbit President
and Fellow of Harvard College, USA, 2002), berubah itu adalah memilih tindakan
yang berbeda dari sebelumnya, dan perbedaan itulah yang menghasilkan suatu
perubahan. Jika pilihan hasilnya sama dengan dari yang sebelumnya, berarti akan
memperkuat statusquo yang ada.
Menurut Winardi, perubahan perusahaan
adalah tindakan beralihnya suatu perusahaan dari kondisi yang berlaku kini
menuju ke kondisi masa yang akan datang menurut yang diinginkan guna
meningkatkan efektivitasnya. Sedangkan menurut Anne Maria, perubahan perusahaan
adalah suatu tindakan menyusun kembali komponen-komponen perusahaan untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan.
Mengingat begitu pentingnya
perubahan dalam lingkungan yang bergerak cepat, sudah saatnya perusahaan tidak
menunda perubahan, karena penundaan berarti akan menghadapkan perusahaan pada
proses kemunduran.
Menurut Kurt Lewin dan Schein, dalam buku
karyanya berjudul “Field
Theory in Social Science” (Penerbit
Harper & Row, New York, 1951), perubahan yang sukses dalam perusahaan
hendaknya mengikuti empat langkah, yakni
1.
Keinginan
untuk berubah (desire of change), dimana sebelum perubahan terjadi
setiap individu harus merasakan suatu kebutuhan, dapat berupa
kekurangan-kekurangan maupun ketidakpuasan selama ini, serta adanya keinginan
untuk meningkatkan diri;
2.
Pencairan (unfreezing) yang mencakup pemberian dorongan,
bujukan, melalui pendekatan-pendekatan dengan mengurangi ancaman-ancaman maupun
penolakan, sehingga setiap individu siap untuk berubah;
3.
Merubah (changing) yang meliputi pemberian perubahan pada
setiap individu melalui pembelajaran baru pada sikap mereka, dengan cara para
pekerja diberi informasi baru, model perilaku baru, dan cara baru dalam melihat
sesuatu, sehingga pekerja belajar dengan sikap baru;
4.
Memantapkan (refreezing) perubahan baru untuk membuat jadi
permanen.
Perubahan teknis sangat
diperlukan dalam perusahaan guna menjalankan sistem pengaturan kerja yang lebih
efektif. Peran manajer disini sangatlah penting, karena manajer harus peka dan
menyadari akan adanya perubahan sistem teknis, sehingga tidak mengganggu sistem
lainnya.
Manajemen Mutu Total adalah
cara baru untuk meningkatkan kualitas barang dan jasa. Walaupun proses yang
dilakukan lambat tetapi perubahan ini berjalan dengan stabil, dan secara
perlahan akan dapat merubah suatu perusahaan menjadi model bisnis yang berbeda.
Rekayasa ulang merupakan
bagian dari perubahan, dimana dalam penerapannya masing-masing memiliki
perbedaan antara pemimpin dengan manajer. Pemimpin lebih senang dengan
melakukan komunikasi tentang kebutuhan visi kedepan untuk perusahaan, sedangkan
manajer lebih cenderung kepada aspek-aspek formal.
Rekstrukturisasi pasti
dialami dalam setiap perusahaan, tinggal bagaimana perusahaan tersebut melihat
kelompok-kelompok mana yang selalu memberikan profit dan kelompok mana yang
tidak dapat memberikan profit terhadap perusahaan, sehingga dalam melakukan
perampingan akan memberikan dampak yang positif terhadap perusahaan.
Setiap perusahaan pasti
melakukan perubahan dalam menjalankan perusahaannya, perubahan terhadap
teknis/sistem, perubahan terhadap rekayasa ulang, perubahan terhadap manajemen,
dan juga perubahan dalam struktur perusahaan. Masing-masing perubahan mempunyai
dampak yang berbeda-beda bagi perusahaan yang ada. Tergantung dari bagaimana
kesiapan pemimpin, manajer dan para pekerja menyambut perubahan yang ada.
Persaingan Ekonomi Global yang berkembang saat
ini, akan mendorong para pelaku ekonomi untuk melakukan strategi untuk
pendapatkan peluang bisnis. Banyak para pelaku bisnis merubah bentuk bisnisnya
sesuai dengan peluang bisnis yang sedang berkembang saat ini. Perubahan memang
tidak bisa dihindari, tuntutan perubahan harus dilakukan agar perusahaan dapat
bersaing dalam dunia bisnis. Perubahan perusahaan bisnis akan berdampak positif
jika dikelola dengan manajemen yang baik, yaitu dengan menerapkan inovasi
teknologi dan menempatan tenaga kerja yang sesuai dengan keahliannya.
Banyak orang dapat
mengingat berbagai situasi saat mengalami perubahan di tempat pekerjaan mereka.
Apakah itu perubahan sistem perangkat lunak dalam bekerja, pemindahan lokasi
kantor atau penyesuaian atas sistem manajemen baru.
Jangan khawatir, Anda tidak
sendiri. Intinya, perubahan adalah hal yang tak bisa dihindari. Saat gejolak
ekonomi terjadi, orang mendapati bahwa perubahan yang mereka alami semakin
banyak.
Pemecatan yang tidak
diharapkan, pemotongan anggaran yang drastis dan tiba-tiba langsung dilimpahkan
penambahan tanggung jawab, semuanya itu kini menjadi hal yang lazim terjadi di
masa krisis ekonomi sekarang ini.
Beberapa pegawai ada yang
memutuskan untuk berhenti tak lama setelah banyak perubahan itu terjadi karena
bagi mereka tak tahan menghadapi kefrustasian dan kecemasan dalam menyesuaikan
situasi baru yang kelihatannya lebih sulit.
“Saat perusahaan Anda
melakukan perubahan dan terdapat ancaman atau hak yang dihilangkan, reaksi
refleknya adalah penyangkalan. Anda mungkin bilang pada diri sendiri, hal
tersebut tak mungkin terjadi atau itu tidak akan mempengaruhi. Sayangnya,
melawan perubahan tidak akan menghentikan perubahan itu, dan bahkan mungkin
dapat mempertaruhkan posisi kita sendiri,” kata Sandra Naiman, penulis buku“The
High Achiever’s Secret Codebook”.
“Kita sering menolak
perubahan karena kita takut berbagai kebutuhan penting kita tidak terpenuhi”,
kata Sandra Naiman dalam buku karyanya berjudul “The High Achiever’s
Secret Codebook”. Naiman melatih kliennya untuk mengidentifikasi kehilangan
apa yang mereka rasakan. “Dalam merespon perubahan, ada yang merasa takut
kehilangan kontrol, sementara yang lain ada yang merasa terancam kehilangan
status,” kata Naiman. “Saat seseorang mengerti sumber penghalang itu, mereka
akan lebih mudah mengatasinya dan secara proaktif melangkah ke depan”, ujarnya.
Dalam bukunya, Naiman
menjelaskan aturan tidak tertulis agar sukses dalam pekerjaan. Menurutnya,
menyambut dan menjalankan perubahan adalah kunci untuk menjadi profesional yang
bernilai dan berharga. Daripada menjadi takut atau melawan perubahan, untuk
merespon perubahan secara positif, Naiman menganjurkan beberapa strategi di
bawah ini:
1.
Artikan dan akui apa yang sudah berakhir dan apa yang belum. Hargai perasaan kehilangan tersebut. Hadapi semua itu dan
jangan menyangkal emosi apa pun yang mungkin muncul. Pada saat yang sama,
identifikasi juga apa yang tidak berubah.
2.
Lihat hal positif yang mungkin tidak kelihatan kasat mata saat ini. Tidak peduli bagaimana buruknya perubahan, masih ada
banyak kesempatan yang tersedia jika orang mau terbuka untuk melihatnya.
Identifikasi hal-hal positif dalam diri Anda dan perusahaan tempat Anda
bekerja, dan tetapkan fokus Anda.
3.
Lompat masuk ke gerbong perubahan itu lebih awal. Saat perubahan itu tidak
bisa terhindarkan, orang bisa memilih untuk menerima atau menolaknya. Apapun
yang mereka pilih, perubahan tetap terjadi. Mereka yang bisa bergerak cepat
akan mendapat perhatian dan diingat, dan juga mereka yang banyak mengeluh dan
menyuarakan perlawanan.
4.
Perlengkapi diri dengan keahlian dan pengetahuan baru untuk mengubah
situasi sulit. Dukung juga teman kantor Anda dengan bantu menggali potensi
mereka yang dapat mereka raih dari perubahan.
5.
Berbagi dengan kolega. Bisa berbagi dengan teman kantor untuk membalikkan
perubahan menjadi kesempatan baru yang akan menguatkan diri kita sendiri juga.
Teman Anda dan bahkan pihak manajemen akan melihat hal itu dan menghargai usaha
Anda.
Naiman mengingatkan, Anda
akan kehilangan kredibilitas jika Anda justru dianggap salah membaca situasi,
atau lebih parah, dianggap tidak benar dalam merespon perubahan. Ingat,
bagaimanapun perubahan tidak bisa dielakkan. Lakukan yang terbaik yang Anda
bisa kerjakan dan bantu orang lain untuk melakukan hal yang sama.
Ada dua hal yang baik
dilakukan dalam pendekatan perubahan, yakni pertama,creative destruction,
atau menghancurkan dan mengganti dengan mengurangi pekerja, merombak struktur,
akulturasi kembali seluruh tenaga kerja, atau menggantikan jaringan sosial
dengan jaringan komputer. Kedua, creative recombination; atau
mencabut apa yang sudah dimiliki dan mengombinasikan kembali dalam bentuk baru
agar lebih berhasil, (Abrahamson, 2004:xii).
Ada dua macam pendekatan
utama untuk manajemen perubahan, tergantung pada kondisi lingkungan yang
dihadapi, yakni Perubahan Terencana dan Pendekatan Darurat. Untuk melakukan
Pendekatan Terencana perlu melewati empat fase, yaitu
1)
Fase eksplorasi; dimana tiap perusahaan berusaha menggali dan memutuskan
apakah akan membuat perubahan spesifik atau tidak
2)
Fase perencanaan; menyangkut pemahaman masalah dan cara tiap perusahaan
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam melakukan perubahan,
3)
Fase tindakan; tiap perusahaan mulai mengimplementasikan perencanaan
perubahannya berdasarkan keadaan sekarang dan keadaan akan datang, serta
menciptakan peraturan yang tepat dan mengevaluasi hasil implementasi tersebut,
dan
4)
Fase integrasi; berkaitan dengan konsolidasi dan stabilisasi perubahan
setelah sukses diimplemenasikan, berkaitan dengan penguatan prilaku serta feedback individu.
Sedangkan pada Pendekatan
Darurat, menekankan pada lima gambaran perusahaan yang dapat mengembangkan atau
menghalangi keberhasilan perusahaan.
Perubahan
menyangkut seluruh bagian yang ada di dalamnya, baik secara organisasinonal
maupun teknologikal. Dalam melakukan perubahan tersebut, diperlukan adanya
sikap mental dari seluruh anggota perusahaan, agar perubahan yang terjadi dapat
mencapai tujuannya, yaitu mendapatkan keuntungan yang lebih besar, bertahan di
dalam perubahan lingkungan yang semakin cepat, dan memenangkan persaingan di
antara kompetitor-kompetitor lain. Tanpa didukung dengan sikap mental yang
sesuai, perubahan menjadi tidak terkontrol, dan justru menimbulkan masalah dan
kekacauan dalam perusahaan.
Untuk mendukung adanya
perubahan yang terkontrol dalam perusahaan, diperlukan adanya seorang change
leader, yaitu seorang pemimpin yang berperan dalam membentuk sikap mental
seluruh anggota perusahaan untuk melakukan perubahan. Salah satu tanggung jawab
utama seorang change leader dalam hal ini adalah mengatur
segala kegiatan perusahaan, dan menentukan langkah-langkah tindakan yang harus
dilakukan dalam melaksanakan perubahan. Change leader juga
harus dapat memastikan bahwa sumber daya yang ada telah cukup tersedia untuk
mendukung perubahan dalam perusahaan.
Sebagai pemimpin
berjalannya suatu perubahan, change leader adalah orang yang
paling berperan dalam melakukan kontrol terhadap munculnya kekacauan dan
masalah-masalah yang muncul akibat adanya perubahan dalam perusahaan. Oleh
karena itu, change leader yang efektif adalah pemimpin yang
dapat menerjemahkan ide-ide baru menjadi produk barang dan jasa yang inovatif,
mengalokasikan sumber daya dengan tepat dalam pelaksanaan perubahan, serta
dapat mengatasi setiap permasalahan yang muncul dalam perubahan tersebut. Sikap
dan tindakan change leader sangat menentukan, apakah perubahan
dalam perusahaan dapat berjalan produktif, atau justru destruktif.
Untuk dapat menghasilkan
perubahan yang produktif, hal pertama yang harus dilakukan change
leader adalah mempersiapkan perusahaannya untuk melakukan
perubahan. Dalam hal ini, change leader harus memberikan
pemahaman kepada seluruh anggota perusahaan mengenai perubahan yang
dilaksanakan, serta memberikan motivasi pada mereka untuk melaksanakan
perubahan secara konsisten. Untuk melaksanakan fungsi tersebut, change
leader harus memahami cara berkomunikasi yang baik, agar informasi
yang disampaikan dapat diterima dengan baik oleh setiap anggota perusahaan.
Setelah
melakukan persiapan tersebut, maka langkah selanjutnya adalahmembuat
perencanaan pelaksanaan perubahan. Meskipun harus disadari bahwa di dalam
perubahan juga terdapat beberapa hal yang mungkin tidak dapat direncanakan
sebelumnya, namun perencanaan tetap menjadi hal penting, terkait dengan
upaya-upaya dalam mencapai tujuannya. Perencanaan tersebut dapat dilakukan
dengan menjawab beberapa pertanyaan berikut ini :
1.
Secara khusus, apa yang akan kita lakukan perubahan? Dan mengapa kita
melakukan perubahan tersebut?
2.
Dimana starting point nya? Kita harus mulai dari mana?
3.
Apakah kita telah merencanakan petunjuk perubahan yang layak untuk
digunakan?
4.
Bagian penting apa dari perusahaan yang akan dilakukan perubahan, dan
apakah perubahan dapat benar-benar terjadi dari upaya-upaya yang kita lakukan?
Yang perlu diperhatikan
dalam hal ini adalah target dan rencana perubahan, dimana change leader harus
memastikan bahwa perubahan yang direncanakan harus dapat dilaksanakan, dan
dapat dimungkinkan untuk dilakukan. Change leaderjuga harus
memahami bahwa setiap perencanaan membutuhkan revisi, terutama dalam melakukan
sebuah perubahan. Revisi terhadap perencanaan dapat dilakukan, dengan
memperhatikan setiap tahap perkembangan perubahan tersebut.
Selanjutnya, change
leader harus dapat memilih orang-orang yang tepat untuk menjadi change-team,
yaitu tim yang dibentuk untuk bertanggung jawab terhadap perubahan perilaku
setiap individu di dalam perusahaan. Change-team tersebut
harus dapat memenuhi 6 fungsi yang dibutuhkan dalam pelaksanaan perubahan,
yaitu :
1)
Inventor,
yang mengintegrasikan data-data untuk menghasilkan konsep, model, dan
rencana-rencana perubahan dalam perusahaan
2)
Entrepreneur, yang berfokus pada efisiensi dan efektivitas perusahaan, serta mencari
kesempatan dan keuntungan yang lebih besar untuk perusahaan
3)
Integrator, yang mengupayakan adanya dukungan personal dari anggota perusahaan
terhadap setiap program perubahan, serta mengkaitkan setiap rencana kerja
dengan rencana strategis perusahaanonal
4)
Expert,
yang bertanggung jawab atas kemampuan dan pengetahuan teknis yang dibutuhkan
dalam pelaksanaan perubahan
5)
Manager,
yang mendelegasikan dan mengembangkan orang lain, serta memastikan bahwa semua
pekerjaan telah dilaksanakan dengan baik
6)
Sponsor, yang
memastikan bahwa support dan sumber daya yang ada telah
maksimal dalam mendukung pelaksanaan perubahan, dan secara keseluruhan telah
sesuai dengan visi perusahaan.
Fungsi change
leader selanjutnya adalah melakukan fungsi kontrol dalam
implementasinya, yaitu memastikan bahwa pelaksanaan tujuan telah dapat memenuhi
tujuannya. Dalam hal ini, yang perlu diperhatikan
oleh seorang change leader adalah memastikan beberapa hal
berikut ini :
1.
Apakah setiap upaya perubahan telah dapat diterima dengan baik oleh setiap
anggota perusahaan
2.
Apakah setiap program perubahan telah dilaksanakan sesuai jadwal
3.
Apakah biaya yang dikeluarkan telah sesuai dengan budget
4.
Apakah setiap perubahan yang tampak telah sesuai dengan sistem yang telah
direncanakan sebelumnya
Terkait dengan jadwal dan
perencanaan, dimungkinkan terjadinya ketidaksesuaian antara pelaksanaan
perubahan dengan jadwal dan rencana yang ditetapkan sebelumnya. Menghadapi hal
tersebut, perlu adanya analisa dan evaluasi, sehingga dapat dilakukan untuk
menjadi pertimbangan dalam pengambilan keputusan selanjutnya.
Mengapa
Perusahaan Harus Tanggap Terhadap Terhadap Perubahan Lingkungan Sekitarnya......???
Seorang manajer harus tanggap
terhadap perubahan-perubahan yang terjadi dalam lingkungan perusahaannya, baik
lingkungan internal maupun eksternal karena perubahan-perubahan tersebut
mempengaruhi perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung dan
menimbulkan ketidakpastian bagi para manajer. Sehingga manajer harus memberikan
respons dengan sebuah rancangan agar mampu beradaptasi dengan lingkungan dan
perusahaan tetap dapat berjalan dan dapat dikendalikan dengan baik. Apabila
seorang manajer dapat memahami perubahan tersebut, maka perusahaan akan
terjamin keselamatannya. Tetapi, apabila seorang manajer tidak dapat tanggap
dan memahami perubahan yang ada, seperti tenaga kerja, pesaing, pelanggan,
teknologi, atau dimensi internasioanl, dan lain sebagainya, maka perusahaan
akan mengalami kesulitan dan bahkan gulung tikar. Oleh sebab itu, sangat
diperlukan seorang manajer yang tanggap akan lingkungannya.
Faktor lingkungan yang berpengaruh
langsung dan dianggap penting oleh para manajer adalah pelanggan (customer).
Karena pelanggan sebagai penerima hasil keluaran perusahaan atau organisasi dan
menentukan keberhasilan perusahaan. Para manajer harus memberikan respons
terhadap permintaan pelanggan untuk meningkatkan penjualan dan menghasilkan
profit yang lebih besar karena hasil profit merupakan hasil yang paling penting
untuk perusahaan. Pendapatan dari pelanggan berpengaruh besar terhadap kegiatan
dalam perusahaan. Apabila penjualan lesu, akan mengakibatkan ketidakstabilan
dalam perusahaan. Jadi, pelanggan merupakan faktor yang sangat memberi pengaruh
terhadap perusahaan.
Perkembangan teknologi memberi
pengaruh terhadap lingkungan eksternal yang bersifat makro, sepeti pada
ekonomi, hukum dan politik, sosial budaya, dan dimensi internasional. Dalam
ekonomi, munculnya teknologi baru meningkatkan jumlah pelanggan (misal:
blackberry), sehingga tingkat perekonomian dalam perusahaan atau negera
meningkat karena meningkatnya profit hasil penjualan. Dalam hukum dan politik,
meningkatnya dunia maya membuat perubahan dalam hukum (misal: pornografi).
Munculnya UU baru yang mengatur. Dalam sosial budaya, teknologi membantu
komunikasi perusahaan dengan para pelanggan, misalnya saja, dalam mempromosikan
barang dagangan dapat melalui jaringan sosial (facebook, blog, twitter), karena
minat pelanggan sangat tinggi dalam penggunaan internet saat ini. Dalam dimensi
internasional, membantu perusahaan dalam berkomunikasi dengan rekan bisnis yang
berada di luar negeri.
Komentar